Филиал в моем регионе
Рассчитать проект (калькулятор стоимости проекта)
тел.: +7 (495) 787-29-92
факс: +7 (495) 787-29-90

НОРБИТ: Система согласования и управления договорной документацией

Решение реализовано на базе следующих продуктов:

Одной из неотъемлемых составляющих работы любой современной компании является ведение большого количества договорной документации. При этом, чем крупнее бизнес и размер самой компании, тем больший объем договоров проходит через нее ежедневно. К согласованию каждого из них привлекаются разные специалисты. Поскольку согласование договоров не является единственной задачей сотрудников, документация может согласовываться довольно длительное время или «зависать» на различных этапах.
В ходе согласования договоров компании сталкиваются со следующими проблемами:

  • непрозрачность процесса согласования на всех этапах;
  • отсутствие единого контроля над изменением статусов всех договоров;
  • сложность аудита заключенных договоров


НОРБИТ: Система согласования и управления договорной документацией – предназначено для формализации процесса согласования договоров. Решение предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска договоров, а также для создания формализованных бизнес-процессов и автоматизированного контроля над ходом их реализации. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации. Для руководителей предусмотрен богатый набор отчетности, позволяющий контролировать процесс согласования и управлять им.
Решение разработано специалистами компании НОРБИТ на базе платформ Microsoft SharePoint и Nintex Workflow.

 

Пользователи решения

Решение, прежде всего, ориентировано на финансовых директоров крупных и средних по размеру компаний, ведущих одновременно в работе большое количество договоров и/или обладающих сложной цепочкой согласования.

 

Ключевые особенности

  • Формализация процесса согласования договоров
  • Автоматическая маршрутизация
  • Контроль статуса согласования договора
  • Уведомления-напоминания участникам согласования об истечении регламентированных сроков
  • Контроль сроков действия договоров
  • Ведение единого реестра контрагентов
  • Возможность автоматизации процесса внесения в реестр и проверки новых контрагентов
  • Хранение истории согласования договоров со всеми комментариями и замечаниями согласующих
  • Создание и управление архивом электронных образов договоров с возможностью полнотекстового распознавания и поиска по всему объему текста электронного экземпляра договора
  • Возможность интеграции с системой оплаты договоров
  • Возможность интеграции с процессом согласования и контроля объема платежей/закупок  по согласованным договорам
  • Контроль объемов денежных потоков на основании информации из системы бюджетирования

Решаемые задачи

 

  • В работе пользователей:
  • заведение договора
  • автоматическое определение маршрута согласования
  • перемещение договора в Каталог договоров
  • оперативное уведомление сотрудника о поступлении к нему договора на согласование
  • напоминание о просроченных задачах на согласование
  • мониторинг состояния конкретного договора
  • удобное представление всей информации по согласованию договоров аудиторам
  • OLAP-отчетность по заключенным договорам
  • При ведении отчетности:
  • статистика заключенных договоров
  • эффективная цепочка согласования договоров

Выгоды для бизнеса

 

  • Эффективный контроль и отчетность по исполнению
  • Сокращение расходов на подготовку и согласование договоров
  • Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла
  • Оперативная подготовка договоров и сопутствующих документов
  • Централизованное хранение информации по договорам, сотрудникам и контрагентам
  • Прозрачность и легкая управляемость процессом согласования договоров
  • Улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников
 

.